Privatlivspolitik

Her kan du læse mere om, hvordan vi opbevarer, behandler og sletter dine oplysninger.

Sådan behandler Aalborg Bibliotekerne dine personoplysninger

Hvem er dataansvarlig?

Aalborg Bibliotekerne som del af Aalborg Kommune, Klima, Kultur og Sundhed er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger i forbindelse med brug af Aalborg Bibliotekernes tilbud og tjenester.

Rendsburggade 2
9000 Aalborg

CVR-nr.: 29189420
Telefon: 99 31 43 00

Hvorfor behandler vi dine oplysninger?

Aalborg Bibliotekerne behandler personoplysninger for at:

  • administrere dit lånerforhold

  • oprette og vedligeholde brugerprofiler

  • håndtere lån, aflevering, reservationer og gebyrer

  • give adgang til bibliotekernes selvbetjente åbningstid

  • administrere print-, kopi- og andre selvbetjeningsløsninger

  • håndtere tilmeldinger til arrangementer og aktiviteter

  • kommunikere med dig om bibliotekets tjenester

  • administrere adgang til digitale tjenester og selvbetjeningsløsninger

  • skabe trygge og sikre rammer for bibliotekets brugere og medarbejdere

  • forebygge, dokumentere og om nødvendigt undersøge hærværk, tyveri og andre strafbare forhold

Hvilke oplysninger behandler vi?

Afhængigt af hvilke tjenester du benytter, kan vi behandle følgende oplysninger:

Almindelige personoplysninger

  • navn
  • adresse
  • telefonnummer
  • e-mailadresse
  • lånernummer
  • oplysninger om lån, reservationer og gebyrer
  • oplysninger om deltagelse i arrangementer
  • oplysninger om brug af bibliotekets digitale tjenester

Personnummer

Vi behandler dit CPR-nummer, når det er nødvendigt for at identificere dig, herunder ved oprettelse som låner og ved adgang til bibliotekernes selvbetjente åbningstid.

Adgangsregistrering

Når du benytter bibliotekets selvbetjente åbningstid, registrerer vi:

  • CPR-nummer eller lånernummer
  • tidspunkt for adgang til biblioteket

Videoovervågning

På biblioteker og servicepunkter med selvbetjent åbningstid foretages der videoovervågning.

Der behandles i den forbindelse billedoptagelser af personer, som opholder sig på biblioteket.

Arrangementer

Når du tilmelder dig arrangementer, kan vi behandle:

  • navn
  • e-mailadresse
  • telefonnummer
  • eventuelle oplysninger, som du selv vælger at oplyse

Print og kopiering

Når du benytter bibliotekets print- og kopiløsninger, kan der behandles:

  • Kontaktoplysninger: Navn, e-mailadresse, virksomhed, stillingsbetegnelse, land og sprog (indsamles via frivillige formularer eller anden interaktion).
  • Betalingsoplysninger: Betalingskortoplysninger (begrænset til de sidste 4 cifre samt transaktionsdato), som opbevares for at overholde gældende regnskabs- og bogføringskrav.
  • Dokumenter: Filer, der uploades til print, scanning eller kopiering, krypteres og opbevares i 24 timer, hvorefter de automatisk slettes.
  • Brugs- og browserdata: IP-adresser, browsertype, enhedsoplysninger og brugsmønstre, som indsamles via cookies og andre websporings-teknologier.

Læs mere her: https://princh.com/legal/privacy-policy/

Retsgrundlag

Almindelige personoplysninger behandles efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c og e, da behandlingen er nødvendig af hensyn til udførelse af opgaver i samfundets interesse, samt lov om biblioteksvirksomhed (biblioteksloven).

Personnummer behandles efter databeskyttelseslovens § 11 stk. 1 med henblik på sikker identifikation.

Hvor får vi oplysningerne fra?

Vi indsamler som udgangspunkt oplysninger direkte fra dig, når du:

  • opretter dig som bruger
  • logger ind på vores hjemmeside
  • bruger udlånsautomater og andre selvbetjeningsløsninger
  • anvender adgangssystemet i den selvbetjente åbningstid
  • tilmelder dig arrangementer
  • anvender print- og kopiløsninger
  • kontakter biblioteket

Ved brug af visse digitale tjenester kan identitetsoplysninger modtages gennem MitID.

Hvem kan modtage dine oplysninger?

Vi kan overlade eller videregive oplysninger til:

  • leverandører af bibliotekssystemer
  • leverandører af print- og kopiløsninger
  • leverandører af adgangskontrolsystemer
  • leverandører af videoovervågningssystemer
  • Place2Book, som leverer system til arrangementstilmeldinger
  • Microsoft 365, når oplysninger behandles via eksempelvis Outlook, Teams eller Forms
  • andre offentlige myndigheder, når dette følger af lovgivningen
  • politiet i forbindelse med efterforskning af strafbare forhold

Databehandlere

Aalborg Kommune anvender databehandlere til drift og vedligeholdelse af de systemer, som benyttes af Aalborg Bibliotekerne.

Disse omfatter blandt andet:

  • Place2Book (arrangementstilmeldinger)
  • Microsoft 365 (kommunikation og formularer)
  • Systematic (bibliotekssystemet)
  • Princh (printsystemet)
  • Actas (adgangskontrol ved døre)

Overførsel til lande uden for EU og EØS

Vi vil ikke overføre dine personoplysninger til modtagere uden for EU og EØS.

Hvor længe opbevarer vi oplysningerne?

Adgangsregistrering

Oplysninger om adgang til bibliotekets selvbetjente åbningstid opbevares i 30 dage og slettes herefter automatisk.

Videoovervågning

Videooptagelser opbevares i 30 dage og slettes herefter automatisk.

Arrangementstilmeldinger

Dine betalingsoplysninger gemmes hos Place2Book som dokumentation for købet og anonymiseres efter 5 år svarende til gældende lov om bogføring. Andre personoplysninger anonymiseres senest 30 dage efter arrangementets afholdelse eller ved samlet køb til flere arrangementer 30 dage efter sidste arrangement.

Læs mere her: https://place2book.com/da/help/personal

Print og kopiering

Alle betalingsoplysninger behandles sikkert af tredjeparts betalingsudbydere, og opbevares i fem år plus indeværende år for at overholde dansk lovgivning. Dokumenter der uploades til print, opbevares i en begrænset periode (24 timer) for at kunne levere den ønskede service.

Læs mere her: https://princh.com/legal/privacy-policy/

Låneroplysninger

Låneroplysninger opbevares, så længe du er aktiv bruger af Aalborg Bibliotekerne.

Oplysninger slettes automatisk, hvis du ikke har et mellemværende med biblioteket og ikke har været aktiv bruger i 3 år.

Visse oplysninger slettes dog tidligere:

  • oplysninger om afleverede materialer slettes efter 30 dage
  • oplysninger om betalte gebyrer slettes efter 30 dage
  • indholdet af beskeder sendt til dig slettes efter 30 dage
  • oplysninger om besøg i selvbetjent åbningstid slettes efter 30 dage
  • oplysninger om betalte erstatninger slettes efter 1 år
  • oplysninger om reserveringer slettes, når materialet er udlånt til dig, eller når reserveringen slettes.

Oplysninger om betaling af mellemværender opbevares i overensstemmelse med gældende regler om kommunalt regnskabsmateriale, forældelsesregler og arkivlovgivning. Disse oplysninger opbevares normalt i 3 år fra udløbet af det regnskabsår, hvor kravet er afsluttet.

Sociale medier

Hvis du kontakter Aalborg Bibliotekerne via sociale medier, behandler vi de oplysninger, som du selv vælger at dele med os.

Vi opfordrer til, at du ikke deler følsomme eller fortrolige oplysninger via sociale medier.

Dine rettigheder 

Du har flere rettigheder efter databeskyttelsesforordningen. Hvis du ønsker at benytte en eller flere af rettighederne, så skal du anmode Aalborg Kommune herom, hvorefter vi håndterer anmodningen hurtigst muligt og som udgangspunkt indenfor 30 dage. Du har ret til at anmode om følgende rettigheder: 

  • Retten til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.
  • Retten til at gøre indsigelse mod behandling af dine personoplysninger. Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger.
  • Retten til berigtigelse (rettelse) af urigtige oplysninger om dig selv.
  • Retten til sletning indebærer at du i nogle tilfælde har ret til at få slettet oplysninger om dig. Aalborg Kommune er som offentlig myndighed ofte forpligtet til at journalisere oplysninger efter andre love, og i disse situationer, vil vi ofte ikke kunne imødekomme en anmodning om sletning.
  • Retten til begrænsning af behandling. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
  • Retten til at transmittere oplysninger (dataportabilitet). Du har i visse tilfælde ret til at få overført dine personoplysninger i maskinlæsbart format til ny dataansvarlig.
  • Retten til at trække eventuelt samtykke tilbage. Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os. Hvis du ønsker indsigt, kan du også benytte den formular, som du finder på www.aalborg.dk/indsigtsret

Kontakt

Aalborg Bibliotekerne som en del af Aalborg Kommune, Klima, Kultur og Sundhed, er dataansvarlig. 

Rendsburggade 2
9000 Aalborg

CVR-nr.: 29189420
Telefon: 99 31 43 00

Hvis du har spørgsmål til dine rettigheder efter databeskyttelsesforordningen, er du altid velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver. Du kan kontakte vores databeskyttelsesrådgiver på følgende måder:

Telefon: 99 31 75 19

E-mail: dbr@aalborg.dk

Skriv sikkert til databeskyttelsesrådgiver www.aalborg.dk/gdpr (scroll helt ned til det hvide felt nederst) 

Klage

Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du mener, at vi behandler dine personoplysninger i strid med databeskyttelsesreglerne.

www.datatilsynet.dk